PERANCANGAN PROTOTYPE SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT DI KANTOR CAMAT TANAH KAMPUNG BERBASIS WEB

Abstrak

Layanan surat menyurat merupakan hal penting dalam proses penyelesaian administrasi di masyarakat. Saat ini kantor camat membutuhkan sistem untuk mempermudah layanan surat menyurat guna memberikan layanan prima kepada masyarakat. Selama ini layanan administasi dan surat menyurat dilakukan dengan sistem semi digital, yaitu dengan langsung datang ke lokasi dan proses pembuatan surat nya menggunakan Ms word. Warga harus menemui pegawai Kecamatan untuk meminta permohonan surat yang dibutuhkan, kemudian datang ke kantor Camat untuk mengajukan permohonan surat yang dibutuhkan tersebut. Cara tersebut dirasa kurang efektif dan kurang efisien karena membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan pemrosesan surat. Pada penelitian ini akan diberikan solusi bagaimana merancang sistem informasi surat menyurat berbasis website. Sistem informasi ini melayani 6 jenis surat yang dapat diajukan, Sistem ini hanya dapat diakses oleh warga dan admin pengelola(pegawai kecamatan). Dengan adanya sistem informasi ini, maka tidak ada lagi proses pelayanan yang menggunakan cara menual semuanya di lakukan secara online. Sistem ini dibuat menggunakan Bahasa Pemrograman PHP dengan Framework CodeIgniter, dan MySQL sebagai Database Management System. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah Rancangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat berbasis Website, serta sistem informasi manajemen surat ini sudah di uji dengan menggunakan pengujian black box testing serta fitur-fitur yang ada di dalam sistem sudah berhasil atau bisa di gunakan.

Correspondence services are important in the administrative settlement process in society. Currently the village office needs a system to simplify correspondence services in order to provide excellent service to the community. So far, administration and correspondence services have been carried out using a semi-digital system, namely by coming directly to the location and writing the letter using Ms Word. Residents must meet the sub-district employee to request the required letter, then come to the sub-district office to submit the application for the required letter. This method is considered less effective and less efficient because it takes quite a long time to process the letter. In this research, a solution will be provided on how to design a website-based correspondence information system. This information system serves 6 types of letters that can be submitted. This system can only be accessed by residents and admin managers (district employees). With this information system, there is no longer a service process that uses manual methods, everything is done online. This system was created using the PHP programming language with the CodeIgniter Framework, and MySQL as the Database Management System. The results obtained from this research are the design of a website-based correspondence service information system, and this mail management information system has been tested using black box testing and the features in the system have been successful or can be used.