PEMANFAATAN GOOGLE DRIVE SEBAGAI SARANA PENYIMPANAN DOKUMEN PENGARSIPAN PADA DINAS PERTANIAN PANGAN KELAUTAN DAN PERIKANAN PROVINSI PAPUA TENGAH

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis Pemanfaatan Google Drive sebagai Sarana Penyimpanan Dokumen Pengarsipan pada Dinas Pertanian Pangan Kelautan Dan Perikanan Provinsi Papua Tengah. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Obyek penelitian ini Dinas Pertanian Pangan Kelautan Dan Perikanan Provinsi Papua Tengah. Sumber data dari dari primer dan data sekunder. Metode pengumpulan data: observasi, wawancara terhadap informan dan dokumentasi. Informan dalam penelitian ini sebanyak 8 (delapan) orang terdiri dari: 3 (tiga) orang Pegawai administrasi yang aktif menggunakan Google Drive; 1 (satu) orang Kepala Subbagian yang mengelola kebijakan pengarsipan; 1 (satu) orang Kepala Bidang yang mengelola kebijakan pengarsipan; dan 3 (tiga) orang Staf teknologi informasi yang mendukung teknis pengoperasian sistem digital. Metode analisis data dengan metode analisis deskriptif kualitatif dengan tahap analisis: reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa : Pemanfaatan Google Drive sebagai sarana penyimpanan dokumen pengarsipan di Dinas Pertanian Pangan Kelautan dan Perikanan Provinsi Papua Tengah telah memberikan dampak positif dalam berbagai aspek diantaranya: Meningkatkan Aksesibilitas dan Efisiensi, Pengurangan Penggunaan Kertas, Organisasi dan Pengelolaan Dokumen yang Lebih Baik, Keamanan dan Kerahasiaan Data serta Kemudahan Pengelolaan Dokumen dan Kapasitas Penyimpanan. Kendala dalam pemanfaatan Google Drive di Dinas Pertanian Pangan Kelautan dan Perikanan Provinsi Papua Tengah berkaitan dengan masalah teknis seperti koneksi internet yang tidak stabil, keterbatasan ruang penyimpanan, dan pengaturan hak akses yang tidak selalu tepat, kendala operasional seperti ketidakkonsistenan dalam penamaan dokumen dan pengelolaan folder yang kurang terstruktur turut memperburuk efisiensi. Faktor pendukung yang berkontribusi pada keberhasilan pemanfaatan Google Drive di Dinas Pertanian Pangan Kelautan dan Perikanan Provinsi Papua Tengah meliputi kemudahan integrasi dengan aplikasi lain, kapasitas penyimpanan yang luas dan fleksibilitas pengelolaan file, pelatihan pegawai yang berkelanjutan, serta fitur backup otomatis yang menjamin keamanan data.

This study aims to analyze the utilization of Google Drive as a document storage platform for archiving purposes at the Agriculture, Food, Marine, and Fisheries Office of Central Papua Province. The study uses a qualitative descriptive approach. The research object is the Agriculture, Food, Marine, and Fisheries Office of Central Papua Province. Data sources include primary and secondary data. Data collection methods involved observation, interviews with informants, and documentation. The informants in this study consist of 8 (eight) individuals, including: 3 (three) administrative staff who actively use Google Drive; 1 (one) Subdivision Head responsible for managing archiving policies; 1 (one) Division Head responsible for managing archiving policies; and 3 (three) Information Technology staff who support the technical operation of the digital system. The data analysis method used is qualitative descriptive analysis, which includes the following stages: data reduction, data presentation, and drawing conclusions. The results of the study show that the utilization of Google Drive as a document storage platform at the Agriculture, Food, Marine, and Fisheries Office of Central Papua Province has had a positive impact in various aspects, including: improving accessibility and efficiency, reducing paper usage, better organization and management of documents, data security and confidentiality, as well as ease of document management and storage capacity. Challenges in utilizing Google Drive at the Agriculture, Food, Marine, and Fisheries Office of Central Papua Province are related to technical issues such as unstable internet connection, limited storage space, and improper access control settings. Operational challenges, such as inconsistency in document naming and poorly structured folder management, also affect efficiency. Supporting factors that contribute to the successful utilization of Google Drive at the Agriculture, Food, Marine, and Fisheries Office of Central Papua Province include easy integration with other applications, large storage capacity and flexible file management, ongoing staff training, and the automatic backup feature that ensures data security.